Pojęcie świat VUCA powstało już w latach 90. ubiegłego wieku, a wymyślili go stratedzy amerykańskiej armii. Dziś jest naszą codziennością. Co oznacza? Jak sobie radzić z wyzwaniami, które przynosi?
Volatility (zmienność, ulotność), Uncertainty (niepewność), Complexity (złożoność) i Ambiguity (niejednoznaczność). Każda z wymienionych cech nowej rzeczywistości stanowi wyzwanie. Co oznaczają?
[1]Volatility (zmienność, ulotność)
- Charakterystyka:Wyzwanie stanowią szybkie zmiany przebiegające w sposób chaotyczny, uniemożliwiający określenie jakichkolwiek trendów lub znalezienie wzorców postępowania.
- Przykłady:niestabilność systemu prawnego np. likwidacja gimnazjów, w taki sposób, że uczniowie, którzy rozpoczęli sześcioletnią szkołę podstawową, nie mogli skończyć cyklu kształcenia zgodnego z pierwotnymi założeniami.
- Skutki:W efekcie szybkości zachodzących zmian długoterminowe szczegółowe plany ulegają szybko dezaktualizacji. Stąd płynie wniosek, że obecnie lepiej tworzyć plany krótkoterminowe, albo z góry mieć świadomość, że plan jest tylko planem, a rzeczywistość może nam przynieść konieczność jego weryfikacji.
Uncertainty (niepewność)
- Charakterystyka:Wyzwanie wiąże się faktem, że na podstawie doświadczeń z przeszłości trudno jest wnioskować o przyszłości. Pojawiają się wciąż nowe wyjątki od reguł, a nawet wyjątki od wyjątków, a same reguły tracą swoją aktualność.
- Przykłady: Stała niepewność w czasach pandemii. Będzie lockdawn, czy nie? Wrócimy do szkoły, czy będziemy uczyć online? Wcześniej nie mieliśmy takich doświadczeń. Nie było się do czego odwołać. Trzeba było radzić sobie na bieżąco.
- Skutki: W warunkach niepewności liderzy mogą mieć niski poziom świadomości i zrozumienia występujących zdarzeń i problemów. W efekcie trudno jest przewidzieć jaki będzie skutek podejmowanych działań, co może prowadzić do wydłużenia procesu podejmowania decyzji (aby zmniejszyć niepewność). Tutaj sprawdza się takie powiedzenie: jeśli chcesz być czegoś na 100% pewny, będziesz na 100% spóźniony.
Complexity (złożoność)
- Charakterystyka:Wyzwanie stanowią nakładające się na siebie różne obszary działalności oraz wpływ czynników zewnętrznych, co powoduje trudności w identyfikacji łańcucha przyczynowo-skutkowego podejmowanych działań i pojawiających się problemów.
- Przykłady:przyjęcie uczniów z Ukrainy do polskich szkół. Wielu dyrektorów nie wiedziało, jak funkcjonuje ukraiński system edukacji, z czym przychodzą te dzieci, jak to, czego się uczyli u siebie ma się do tego, czego uczymy w naszych szkołach.
- Skutki:Dyrektorzy są w posiadaniu części informacji lub mogą przewidzieć niektóre zdarzenia, ale liczba i natura analizowanych danych (stan psychiczny uczniów) wpływają na proces podejmowania decyzji.
Ambiguity (niejednoznaczność)
- Charakterystyka:Wyzwanie stanowią niejasność sytuacji, szansa na błędne odczytanie sygnałów płynących z otoczenia, mnogość znaczeń oraz brak wcześniejszych doświadczeń w danym obszarze. Oznacza to działanie w terenie określanym jako „nieznane nieznane” (unknown unknows).
- Przykłady:potrzeba znalezienia zupełnie nowych rozwiązań po okresie nauki online, konieczność zapewnienia możliwości nauki języka polskiego ukraińskim uczniom i ukraińskiego polskim nauczycielom, spory związane z interpretacją przepisów prawa.
- Skutki:Dyrektorzy wychodzą poza swoją strefę komfortu i podejmują działania o zwiększonym ryzyku albo w obawie przed ryzykiem wstrzymują się od podejmowania decyzji.
Mocno doświadczyliśmy funkcjonowania w takim świecie przez ostatnie dwa lata. Jak sobie radziliśmy? Jakie umiejętności, kompetencje okazały się przydatne? Oto, co mówią specjaliści i co, moim zdaniem, jest obecnie obowiązkowym obszarem rozwoju kompetencji liderskich.
Jak sobie radzić w świecie VUCA?
Bob Johansen, z Institute for the Future, zaproponował, aby menedżerowie w odpowiedzi na sytuację VUCA zdobyli następujący zestaw umiejętności: Vision (Wizja), Understanding (Zrozumienie), Clarity (Jasność), oraz Agility (Zwinność), który nazwał „VUCA Prime”.
Jak sobie radzić ze zmiennością, ulotnością (Volatility)?
Odpowiedzą na zmienność jest wizja (Vision). Zamiast szczegółowych planów stwórzcie wizję waszej organizacji (szkoły, przedszkola). Taki ogólny obraz, jak chcemy, aby ona funkcjonowała. NP.: „W naszej szkole dążymy do tego, aby każde dziecko czuło się dobrze. Dbamy o dobrostan dorosłych i dzieci. Pomagamy sobie i wspieramy w chwilach kryzysu. Dążymy do życia w radości w oparciu o dobre relacje.” Taka wizja, w której sformułowanie warto zaangażować wszystkie szkolne podmioty (uczniów, rodziców, nauczycieli, personel niepedagogiczny, dyrekcję) będzie jak latarnia morska, która wskazuje kierunek w chwilach burzy, sztormu i niepokoju.
W chwilach zawirowań, nieoczekiwanych zmian nasza wizja będzie kierunkowskazem. Wskaże kierunek podejmowanych działań.
Jak sobie radzić ze niepewnością (Uncertainty)?
Odpowiedzią na niepewność jest zrozumienie (Understanding). Aby zrozumieć, co naprawdę się dzieje, niezbędne jest spojrzenie na sytuację z różnych punktów widzenia. Dostrzeżenie różnorodnych grup interesów i tego, co im dana sytuacja przynosi. Pożądaną reakcją lidera na niepewność jest uzyskiwanie informacji zwrotnej od otoczenia na to, co się dzieje. Na stworzenie takiego systemu wspólnej pracy, który pozwoli mu poznawać perspektywę innych osób z organizacji i z zewnątrz. Być może pamiętacie moje prośby, dobre rady kierowane do Was od pierwszego dnia pandemii: powołaj zespół konsultacyjny. Zaproś przedstawicieli wszystkich szkolnych stanów. Niech na bieżąco dają Ci informację zwrotną, jakie faktycznie efekty przynoszą wprowadzane zmiany. Jeśli to zrobiłaś/zrobiłeś to na pewno ostatnie dwa lata były dla Ciebie łatwiejsze niż dla tych, którzy jednak samotnie zmagali się z kolejnymi zawirowaniami.
Efektywne zarządzanie w świecie VUCA wymaga kompetencji komunikacyjnych od lidera. Dlatego niezbędne jest uzyskiwanie kompetencji coacha przez liderów. Bardzo ważne jest stworzenie warunków do otwartej komunikacji na wszystkich szczeblach firmy po to, aby zdobywane informacje płynęły jak najszybciej do osób podejmujących decyzje. Konieczne jest budowanie zaufania, świadome kierowanie procesem grupowym, dążenie do tworzenie turkusowej czyli samozarządzającej się organizacji.
Jak sobie radzić w warunkach złożoności (Complexity)?
Odpowiedzią na złożoność jest jasność (Clarity). Jasność jest wtedy, kiedy mamy swoją misję i wizję – to jest jak mapa. Ale do tego trzeba też dopracować procedury!
Procedury! To nie jest coś, co lubią nauczyciele, ale to naprawdę ułatwia życie. Tyle tylko, że procedury nie mogą być tylko na papierze. Muszą być stosowane. Żeby tak się stało wszyscy powinni autentycznie zrozumieć ich sens, potrzebę. Wracamy więc do punktu wcześniejszego – zaangażuj wszystkich zainteresowanych, albo tych, których dana procedura będzie dotyczyć do stworzenia jej. To daje większą szansę, niż realizacja procedur „przyniesionych w teczce” przez dyrektora.
Są takie momenty w naszym życiu, kiedy trzeba po prostu działać, a nie zastanawiać się, co mam zrobić. Jeśli chcemy, aby w organizacji ludzie działali podobnie, to procedury są wtedy naprawdę przydane. Nie traktujmy ich jak czegoś, co nas ogranicza, tylko jak „listę kontrolną”, która pomaga nam w trudnych sytuacjach.
Jeśli procedury nie działają albo jest to sytuacja, dla której nie ma procedur, to rozwiązaniem jest inwestowanie w rozwój zespołu zgodnie z zasadą eliminowania 5 dysfunkcji pracy zespołowej określonych przez Patryka Lencioniego oraz rozwój osobisty pracowników oraz samego lidera. Pamiętaj, że organizacja nie rozwinie się ponad poziom rozwoju swojego lidera!
Jak sobie radzić w warunkach niejednoznaczności (Ambiguity)?
Odpowiedzią na niejednoznaczność jest jasność. Jak ją uzyskać? Trzeba stać się zwinnym liderem! Czyli postawa opierająca się na zasadzie, że trzeba zacząć działać i w trakcie działania dokonywać ewentualnych korekt. Czyli trochę na zasadzie eksperymentu. Bo dopiero w działaniu możemy się przekonać, jakie to naprawdę przynosi rezultaty. To wymaga też odwagi, umiejętności podejmowania ryzyka, dawania sobie i innym przyzwolenia na popełnianie błędów, a właściwe lepiej można by powiedzieć: na odbieranie lekcji. Przede wszystkim chodzi o to, aby nie tracić czasu na długie dyskusje i rozważania, co będzie jeśli zrobimy to lub tamto. Po prostu zróbmy to i zobaczmy jak działa. Wtedy można dokonać korekt.
Jakie są fundamentalne kompetencje lidera VUCA?
- Umiejętność tworzenia wizji i misji organizacji przy zaangażowaniu całego zespołu.
- Gotowość na zmiany. Budowanie w sobie postawy otwartości na zmiany, na to, że zmiana jest stałym elementem naszego życia.
- Elastyczność i zdolność adaptacji.
- Nastawienie na działanie i umiejętność podejmowania decyzji.
- Umiejętność budowania zespołu, ułatwianie współpracy.
- Nastawienie na klienta – w przypadku edukacji przypominam, że mamy klientów wewnętrznych: nauczyciele, pracownicy niepedagogiczni i klientów zewnętrznych: uczniowie, ich rodzice i rodziny. Przy czym nastawienie na klienta i zaspakajanie jego potrzeb nie oznacza, że mamy robić to, co oni chcą (gdyby tak było do dziś nie jeździlibyśmy samochodami, itd.) tylko pokazywanie im najlepszej drogi rozwoju dostosowanej do zmieniającego się świata.
Jak oceniasz te kompetencje u siebie? Możesz zrobić małą autodiagnozę i… w wakacyjnych, urlopowych warunkach, w codziennych aktywnościach rozwijać jedną z nich, tę która wpływa w największym stopniu na wszystkie pozostałe.
Bo rozwijanie kompetencji liderskich, to rozwijanie siebie. To wpływa też na Twoje życie, życie i funkcjonowanie Twojej rodziny, twojego środowiska.
Życzę dobrych, rozwojowych wakacji!
Narzędzie do autodiagnozy kompetencji lidera VUCA
Zaznacz kolorami, w jakim stopniu, Twoim zdaniem, posiadasz daną kompetencję. Cały prostokąt to 100%.
Kolor zielony: mam opanowaną
Kolor żółty: niewiele mi brakuje
Kolor pomarańczowy: jeszcze sporo pracy mnie czeka
Kolor czerwony: Ta kompetencja to wyzwanie dla mnie
- Umiejętność tworzenia wizji i misji organizacji przy zaangażowaniu całego zespołu.
- Gotowość na zmiany. Budowanie w sobie postawy otwartości na zmiany, na to, że zmiana jest stałym elementem naszego życia.
- Elastyczność i zdolność adaptacji.
- Nastawienie na działanie i umiejętność podejmowania decyzji.
- Umiejętność budowania zespołu, ułatwianie współpracy.
- Nastawienie na klienta
Powodzenia! Anna Jurewicz
[1] Oprac. na podstawie: https://zmiana.edu.pl/4-sposoby-zarzadzanie-swiecie-vuca/, dostęp 21.06.2022